¿Qué puede deducir realmente su negocio? Una respuesta directa

Las categorías más consultadas

Vehículos

El uso del vehículo para el negocio es deducible; el traslado entre la casa y un lugar de trabajo habitual generalmente no lo es. Hay dos métodos —tarifa estándar por milla y gastos reales— y la elección interactúa con la depreciación de formas que pueden limitar el cambio posterior. Ambos exigen un registro de millaje con fechas, destinos y propósito. Un vehículo de uso mixto debe prorratearse, y las compras de vehículos pesados en particular atraen atención del IRS cuando el porcentaje de uso comercial no está documentado.

La oficina en casa

Existe deducción cuando parte de la vivienda se usa de manera regular y exclusiva como lugar principal de negocio o para atender clientes. La exclusividad es lo que más falla: un escritorio en una habitación con otros usos generalmente no califica. Hay un método simplificado por pies cuadrados y uno regular por gastos reales. Los empleados reciben un trato distinto al de los trabajadores por cuenta propia, y la deducción puede afectar la venta futura de la vivienda cuando el método regular generó depreciación.

Comidas y viajes

Los viajes de negocio fuera de su domicilio fiscal son deducibles cuando el propósito principal es comercial, con prorrateo si se agregan días personales. Las comidas de negocio tienen su propia limitación y requieren documentar monto, fecha, lugar, propósito comercial y la relación de negocio de los presentes. El entretenimiento recibe un trato mucho menos favorable que antes. Anotar el propósito en el recibo en el momento vale más que cualquier reconstrucción posterior.

Honorarios y servicios profesionales

Los honorarios legales, contables, de consultoría y similares incurridos por el negocio son generalmente deducibles. Los relacionados con adquirir un activo u organizar una entidad pueden tener que capitalizarse en lugar de deducirse de inmediato, lo que es un tema de oportunidad y no una diferencia permanente.

Nómina y contratistas

Los sueldos, los impuestos patronales y los pagos a contratistas independientes son deducibles cuando el trabajo es real y el monto razonable. El cumplimiento importa: los pagos a contratistas generalmente requieren tener el Formulario W-9 en archivo y emitir declaraciones informativas al superar los umbrales, y clasificar mal a un empleado crea una exposición mucho mayor que la deducción.

Aportes de retiro

Los aportes patronales a un plan calificado son de las pocas formas que quedan de convertir utilidad gravable en un aporte deducible que permanece con el dueño. Hay varios tipos de plan disponibles para pequeñas empresas, con distintos límites de aporte, requisitos de cobertura de empleados y plazos de constitución. Como los plazos varían según el plan, es una decisión del año en curso y no del momento de declarar.

Dónde se pierden las deducciones

• Gastos personales pagados con la cuenta del negocio sin prorrateo
• Falta de registros oportunos de vehículo, viajes y comidas
• Compras en efectivo sin recibo ni respaldo bancario
• Gastos pagados personalmente por cuenta de una corporación sin política de reembolso documentada
• Montos capitalizados en el año equivocado, o deducidos cuando debían capitalizarse

El hábito que protege todo

Una cuenta bancaria separada, una rutina mensual de clasificación y recibos adjuntos a las transacciones cuando ocurren protegen más las deducciones que cualquier lista de gastos elegibles. En una revisión, la pregunta casi nunca es si una categoría es deducible en principio, sino si este contribuyente puede demostrar que ese gasto se incurrió, por ese monto y con ese propósito comercial.

Fuentes y referencias oficiales

• IRS — Deducción de gastos de negocio
• IRS — Deducción por oficina en casa
• IRS — Planes de retiro para pequeñas empresas